Москва +7 499 322 3754 Серебряническая набережная, 29
Санкт-Петербург +7 812 385 5337 Чкаловский проспект, 15
Попробовать демо-версию

Начало работы в административном интерфейсе

Чтобы начать работу в административном интерфейсе сервиса Webim, выполните следующие шаги:

  1. Получите от системного администратора своей организации логин (адрес электронной почты, зарегистрированный в системе) и пароль.
  2. Запустите веб-браузер. Список поддерживаемых браузеров можно найти в «Системных требованиях».

    NB: Разработчики рекомендуют администраторам и операторам использовать браузер Google Chrome.

  3. Войдите в систему. Для этого зайдите на главную страницу Webim https://webim.ru/ и там перейдите по ссылке «Вход в систему». Откроется страница «Webim — Вход в систему».
  4. Введите адрес электронной почты и пароль. Выберите статус «онлайн». Нажмите Войти.
  5. Если адрес и пароль введены правильно, откроется главная страница Личного кабинета (административного интерфейса):

 

Главная страница Личного кабинета администратора:

Документация сервиса Webim

 

На этой странице расположены Панель приборов (недоступна рядовым операторам) и меню администратора. Панель приборов представляет основные численные показатели работы сервиса, обновляемые в режиме реального времени, отображает актуальную информацию о работе сервиса Webim на Вашем сайте: сколько диалогов ведут операторы в данный момент, сколько посетителей просматривают Ваш сайт, частота обращений к сайту за последний час и сутки.

Меню администратора состоит из блоков со ссылками на все разделы Личного кабинета, доступные администратору (Рабочее место, История диалогов, Статистика и т. д.)

В Личном кабинете администратора больше блоков, чем в ЛК рядового оператора, поскольку администратор обладает максимальными полномочиями в сервисе Webim и руководит другими сотрудниками - супервизорами и операторами.

При клике по заголовку блока открывается соответствующий раздел Личного кабинета.

В “шапке” страницы администратор может выбрать свой статус, характеризующий текущий режим работы:
 

Смена статуса:

Документация сервиса Webim

 

Для администратора крупного отдела операторов может подойти статус Невидимка, в котором он получает все функции и может брать на себя чат в случае необходимости (когда операторы не справляются), но сервис никогда не присвоит ему обслуживание посетителя автоматически. Подробно все статусы рассмотрены в Инструкции оператора.

 

 


Выбор общих настроек

На этом шаге Вы выберите значения основных установок сервиса.

Откройте раздел Общих настроек. Для этого выполните один из следующих шагов:

Откроется раздел Общие настройки. Если открыть раздел не удаётся, это означает, что пользователь с этими реквизитами не обладает статусом администратора.

 

Страница “Общие настройки” Webim:

Страница Общие настройки Webim

 

На странице Общие настройки заполните обязательные поля:

Раздел “Компания”

Название компании

Часовой пояс

Основной язык интерфейса

Раздел “Адреса электронной почты”

Раздел “Классификация чатов”

Раздел “Шаблоны”

Раздел “Автосообщения”

Тайм-аут ожидания оператора для первого сообщения

Тайм-аут ответа оператора

Раздел “Дополнительные функции”

Многоязычность

О том, как правильно выполнять эти настройки, читайте в подробном описании Общих настроек.

 


Регистрация отделов

  1. На главной странице Личного кабинета нажмите на блок Отделы.
    Откроется страница Отделы:

     

    Страница “Отделы”:

    Документация сервиса Webim

     

    На этой странице администратор регистрирует отделы - группы операторов и супервизоров, объединённые обычно по товарным сегментам или областям решаемых вопросов. Создавать отделы рекомендуется при большом количестве операторов и интенсивном потоке запросов от посетителей.

  2. Чтобы зарегистрировать новый отдел, нажмите кнопку + Создать новый отдел в правой верхней части страницы.
  3. Чтобы изменить настройки одного из созданных отделов, выберите его в списке и нажмите кнопку Редактировать около его названия.

Откроется страница Редактирование отдела:

 

Страница “Редактирование отдела”:

Документация сервиса Webim

 

Заполните обязательное поле Название отдела.
Внесите шаблоны ответов, которые будут предлагаться всем сотрудникам этого отдела. Подробно о системе шаблонов в сервисе Webim см. в выше.
Остальные поля заполните по мере необходимости.

 


Регистрация операторов и супервизоров

На этом шаге будут зарегистрированы операторы, которые будут помогать посетителям Вашего сайта.

  1. На главной странице Личного кабинета нажмите на блок Операторы. Откроется страница Операторы.

     

    Рис. Пример списка операторов:

    Документация сервиса Webim

     

    На этой странице администратор регистрирует сотрудников, редактирует их настройки, меняет их статус и полномочия.

  2. Чтобы удалить учётную запись одного из операторов, нажмите пиктограмму Пиктограмма в его строке. Вам нужно будет подтвердить это действие.
  3. Чтобы временно “отключить от эфира” одного оператора, нажмите пиктограмму Пиктограмма в его строке. Отключение просто меняет статус оператора на “Оффлайн”, поэтому отключить можно только тех операторов, которые имеют статус “Онлайн”.
  4. Чтобы исключить из отображаемого списка тех операторов, которые имеют статус “Оффлайн”, нажмите кнопку Скрыть операторов оффлайн. Операторы, имеющие статусы “Онлайн”, а также “Невидимка”, “Обед”, “Перед обедом” и “Личный перерыв” останутся в списке. Чтобы актуализировать список, Вам может понадобиться обновить страницу клавишей F5.
  5. Чтобы временно отключить всех операторов, нажмите кнопку Отключить Отключить всех операторов.
  6. Чтобы зарегистрировать нового сотрудника, нажмите кнопку + Создать нового оператора в правой верхней части страницы.
  7. Чтобы изменить настройки зарегистрированного сотрудника и/или повысить его статус до руководителя группы, выберите оператора в списке и нажмите кнопку Кнопка в его строке.

    При регистрации записи нового и редактировании записи действующего оператора откроется страница Свойства оператора:

     

    Рис. Пример свойств оператора:

    Документация сервиса Webim

     

    Заполните поля:

    Раздел “Основные”

    Внутреннее имя.

    По этому имени к оператору будут обращаться коллеги по работе и сервис. Обычно содержит имя и фамилию.

    Имя, видимое посетителям.

    По этому имени к оператору будут обращаться посетители. Обычно содержит имя без фамилии.

    Адрес электронной почты оператора.

    Уникальный личный адрес электронной почты, который будет использоваться оператором в качестве логина при входе в систему

    Загрузить фотографию.

    Нажмите Обзор… и выберите графический файл в формате JPEG, GIF, PNG, TIFF или BMP с фотографией оператора; клиенты будут видеть эту фотографию.

    Языки, на которых может общаться оператор.

    Если ни один из язык не выбран, система будет считать, что оператор может общаться на всех системных языках

    Отделы.

    Выберите отделы, к которым относится оператор. Или не выбирайте отделы, если оператор будет обслуживать только посетителей, не выбравших какой-либо отдел.


    Подревизные операторы.

    Установите флажок для тех сотрудников, которые подчиняются данному оператору, чтобы повысить его уровень до руководителя группы:

     

    Выбор подревизных операторов:

    Документация сервиса Webim

     


    Супервизор в отделах.

    Чтобы повысить статус оператора до супервизора, зарегистрируйте в сервисе Webim хотя бы два отдела в разделе Отделы (см. выше). Затем в поле Супервизор в отделах установите флажок для тех отделов, сотрудники которых подчиняются данному супервизору:

     

    Выбор отделов супервизора:

    Документация сервиса Webim

     

    Порядок сортировки.

    Численное значение, которое будет использовано при ранжировании операторов в списке для посетителей

    Является администратором.

    Чтобы повысить статус одного из сотрудников до администратора, установите этот флажок.

    Раздел “Пароль”

    Новый пароль.

    Личный пароль нового оператора; оператор сможет изменить его самостоятельно, как и другие свои настройки

    Подтверждение.

    Введите пароль ещё раз.

    Раздел “Шаблоны”

    Внесите персональные шаблоны ответов для этого оператора. Подробно о системе шаблонов в сервисе Webim см. в выше.

  8. Остальные поля заполните по мере необходимости.
  9. Нажмите кнопку Сохранить. Если все поля заполнены правильно, Вы вернётесь на страницу Операторы.

Повторите шаги 6-9, пока не зарегистрируете всех операторов.

Согласуйте используемые адреса электронной почты с операторами и проследите за их уникальностью. Они используются в качестве логинов в системе. Сообщите всем операторам назначенные Вами пароли и попросите периодически их менять из соображений безопасности.

 

 


Настройка кнопки и параметров автоприглашений

На этом шаге администратор настраивает под свои нужды параметры обращения посетителя к оператору и интегрирует в свой сайт код кнопки вызова оператора, а также настраивает общие параметры автоматических приглашений. Настройка самих автоприглашений, их текстов и проч. рассматриваются в следующей главе данной инструкции, см. Настройка генератора лидов и автоприглашений.

  1. Перейдите по ссылке https://login.webim.ru/operator/getcode.php или выберите блок HTML-код и настройки кнопки на главной странице Личного кабинета. В браузере откроется страница HTML-код и настройки кнопки:

     

Страница “HTML-код и настройки кнопки”:

Документация сервиса Webim

 

  • На этой странице выберите Размещение, кнопку для которого Вы будете редактировать. Если Вы не создавали дополнительных размещений, оставьте default. Вы можете создать несколько размещений и, соответственно, кнопок, - свою для каждого раздела сайта, отдела и/или языка.
  • Заполните следующие поля:

    Язык диалога: выберите язык, на котором будут выводиться системные сообщения в диалоге, начатом по этой кнопке, и которым должен владеть оператор.

    Примечание: Эта опция доступна только в том случае, когда в Общих настройках (дополнительные функции) включена опция Многоязычность.

    Обращение для отдела: выберите отдел, если хотите, чтобы данная кнопка вызывала операторов только из этого отдела.

    Примечание: Эта опция доступна только в том случае, когда в разделе Отделы настроен один или более отделов.

    Вкладка “Кнопка”

    Показывать оффлайн-кнопку: установите этот флажок, чтобы в случае отсутствия операторов посетителям показывалась кнопка, с помощью которой они могли бы оставить оффлайн-обращение.

    Изображение кнопки: выберите внешний вид кнопки вызова оператора. Для загрузки нового изображения нажмите кнопку Загрузить свою кнопку, откроется форма загрузки и оформления новой кнопки. Нажмите Сохранить, чтобы вернуться на страницу.
    В правой части страницы посмотрите результат своих настроек. При необходимости внесите изменения в настройки кнопки до получения нужного результата.

    Вкладка “Приглашение”

    Вид приглашения / Расположение приглашения: выберите режим расположения окна приглашения к диалогу: либо окно перемещается по экрану, либо находится в фиксированном месте;

    Фон окна приглашения: цвет фона окна приглашения к диалогу;

    Цвет текста приглашения: цвет текста в окне приглашения к диалогу;

    Вкладка “Окно чата”

    Цвет окна диалога / Второй цвет окна диалога

    Цвет фона окна диалога

    Цвет кнопок: первый цвет оформления кнопок в окне диалога

    Второй цвет кнопок: второй цвет оформления кнопок в окне диалога

    Выбор отдела: выберите, нужно ли предоставлять посетителю выбор отдела перед началом диалога.

    Сортировка списка отделов: способ сортировки списка отделов при выборе отдела посетителем.

    Выбор оператора: выберите, нужно ли предоставлять посетителю выбор оператора.

    Сортировка списка операторов: способ сортировки списка операторов при выборе оператора посетителем

    Посетители должны вводить первый вопрос и координаты: опция для того, чтобы посетители должны были вводить первый вопрос перед началом диалога.

  • Сохраните изменения, нажав кнопку Сохранить на странице HTML-код и настройки кнопки.
  • После этого вернитесь на вкладку Код для сайта и скопируйте содержимое поля HTML-код в буфер обмена (в ОС Windows выделите весь текст и нажмите Ctrl+C).
  • Разместите полученный HTML-код на тех страницах Вашего веб-сайта, где необходимо предоставлять посетителям помощь операторов. Для этого вставьте содержимое буфера обмена в соответствующее место на страницах, в секции (в ОС Windows нажмите Ctrl+V). Рекомендуется разместить HTML-код в шаблоне страниц сайта. Вам может понадобиться помощь Вашего веб-мастера или службы хостинга Вашего сайта.

  • Откройте одну из страниц Вашего веб-сайта в браузере. Проверьте, что в соответствующих местах появилась кнопка вызова оператора.
  • Теперь, если Вы захотите изменить внешний вид кнопки, Вам будет достаточно поменять настройки в Личном кабинете. Изменения вступят в силу мгновенно, Вам не нужно будет менять код на страницах Вашего сайта.

     

     


    Настройка генератора лидов и автоприглашений

    На этом этапе администратор редактирует список автоматических приглашений на странице Генератор лидов (Автоприглашения).

    Эти автоматические приглашения используются, когда сервис Webim сам предлагает пользователям помощь. В частности, они используются в работе генератора лидов.

    Функция генерации лидов позволит Вам пополнять базу потенциальных клиентов даже в нерабочее время, когда ни одного Вашего оператора нет в сети.

     

    1. Перейдите по ссылке https://login.webim.ru/webim/operator/auto_invites.php или выберите блок Генератор лидов на главной странице Личного кабинета. В браузере откроется страница Генератор лидов (автоприглашения):

       

      Страница “Генератор лидов (Автоприглашения)”:

      Документация сервиса Webim

       

    2. На этой странице выберите Автоприглашение, текст и настройки которого Вы будете редактировать, и нажмите кнопку для редактирования.
      Если Вы не создавали дополнительных автоприглашений, нажмите кнопку Добавить новое приглашение. Вы можете создать несколько автоприглашений - например, своё для каждого раздела сайта, отдела и/или языка.
    3. Откроется страница Автоприглашение. Заполните следующие поля:

      Текст приглашения: наберите тот текст, который будет отображаться в графическом блоке, который появится у пользователя на странице.

      Название приглашения: укажите внутреннее название автоприглашение, которое будет выводиться в списке.

      В зависимости от наличия операторов онлайн: если Вы работаете с автоприглашением для генерации лидов, выберите Показывать, когда нет операторов онлайн.
      Если работаете с автоматическим приглашением, которое должно предлагать помощь онлайн оператора, выберите Показывать, когда есть операторы онлайн.
      Вы можете также выбрать универсальный вариант Показывать всегда, такое автоприглашение будет срабатывать в обоих случаях.

      Количество повторов: укажите, сколько раз максимум система может показывать данное автоприглашение одному конкретному пользователю за время одной конкретной сессии. Введите 0, чтобы снять это ограничение.

      Условия: настройте одно или более условий, при соблюдении любого из которых пользователю будет предъявлено данное автоприглашение. Вам доступны три вида условий:

      Просмотренная страница: введите URL страницы Вашего сайта, при просмотре которого сработает автоприглашение. Оно сработает, если пользователь просматривает эту страницу дольше чем минимальное время, указанное в поле справа (введите 0, чтобы снять ограничение по времени и показывать автоприглашение сразу).

      Время на сайте: введите общее время нахождения одного конкретного пользователя на Вашем сайте за время одной конкретной сессии. При достижении этого значения сработает данное автоприглашение.

      Кол-во просмотренных страниц: введите общее число запрошенных пользователем страниц с Вашего сайта за время одной сессии. При достижении этого значения сработает данное автоприглашение.

    4. Нажмите кнопку Сохранить.

    Пример заполнения полей для автоприглашения генерации лидов:

     

    Страница “Автоприглашение" для генерации лидов:

    Документация сервиса Webim

     

    Пример заполнения полей для автоприглашения для онлайн операторов:

     

    Страница “Автоприглашение” для онлайн операторов:

    Документация сервиса Webim

     

    Общие параметры графического отображения автоприглашений настраиваются вместе с параметрами отображения кнопок, с учётом размещений, в разделе Настройка кнопки и параметров автоприглашений.

     

     


    Настройка автоназначений

    Cервис Webim предлагает два алгоритма выбора оператора для обслуживания поступившего запроса от посетителя сайта.

    Первый алгоритм, используемый по умолчанию, оставляет операторам самим брать пользовательские запросы из общей очереди. Эта очередь нераспределённых запросов отображается у оператора на странице Рабочее место в списке Ожидают ответа (у каждого оператора этот список сужается за счёт отсева тех запросов, в которых посетители потребовали операторов из других отделов или с навыками общения на других языках).

    Второй алгоритм предусматривает автоназначение диалогов на операторов по выбору сервиса Webim. В этом режиме операторы не могут сами взять на обработку запроса из очереди, всё происходит автоматически. В списке Ожидают ответа в этом случае отображаются только те диалоги, которые назначены сервисом на данного конкретного оператора. Автоназначение упрощает работу и операторам, и администратору, а для посетителей снижает риск неответа или позднего ответа.

    Если включить алгоритм автоназначения, то при появлении нового запроса от посетителя сервис Webim выбирает того оператора, который:

    а) находится в статусе онлайн, при этом

    б) уполномочен ответить на запрос, то есть принадлежит соответствующему отделу, см. Регистрация отделов, и общается на языке запроса, при этом

    в) имеет наименьшее количество назначенных на него диалогов, и это количество меньше установленного лимита (см. ниже).

    Если такой оператор найден, то новый запрос распределяется на него. Если таких операторов в настоящий момент нет, то запрос остаётся ожидать распределения в очереди. Операторы и администраторы видят такие запросы в списке Остальные на странице Рабочее место. Администратор видит длину очереди нераспределённых запросов в графе Ожидает раздела Панель приборов на странице Меню.

    Включение и регулирование функции автоназначения осуществляет администратор в разделе Общие настройки, на вкладке Дополнительные функции:
     

    Рис. Опции автоназначения:

    Опции автоназначения Webim

     

    Для включения функции:

    1. Установите флажок Автоназначение.
    2. Укажите Максимальное кол-во чатов на оператора. Это значение устанавливает лимит, при превышении которого автоназначение на такого оператора перестаёт работать. Значение по умолчанию: 5. Введите значение вручную или используйте стрелочки для увеличения-уменьшения.

       

       


      Финансы

      Администратор обладает полномочиями просматривать финансовую информацию по партнёрским отношениям с ООО “ВЕБИМ.РУ” о выставленных счетах, заказанных услугах и их стоимости, редактировать банковские реквизиты своей организации, а также заказывать платные услуги сервиса Webim.

      Чтобы открыть финансовую информацию, выберите блок Финансы на главной странице или в панели инструментов Личного кабинета, или же перейдите по ссылке https://login.webim.ru/operator/payments.php

      Откроется страница Финансы:
       

      Финансы

      Финансы Webim

       

       


       
       
      Вернуться к главной странице документации