Все компании, получающие данные клиентов в чате, должны следовать местному законодательству по сбору и обработке информации — например, получать информированное согласие от клиента. Кроме этого, важно обеспечивать сохранность данных и защиту от взломов и утечек.
В статье мы расскажем, как снизить риски при общении в текстовых каналах.
Какие клиентские данные собираются из текстовых каналов
Чаще всего, компании собирают следующие личные данные, общаясь с клиентами в чатах и мессенджерах:
- ФИО
- Номер телефона
- Паспортные данные
- Дата рождения
- Сookie-файлы
Безопасность данных в чате
Есть несколько проверенных способов повысить безопасность данных в переписке.
#1 Собирайте только то, что нужно
Откажитесь от сбора лишнего — например, если какие-то данные клиентов вам объективно не нужны, но они продолжают собираться по привычке или из-за устаревшего бизнес процесса. Убедитесь, что собираете только ту информацию, которую действительно используете. Чем меньше у вас данных — тем ниже риск.
#2 Объясняйте клиентам, зачем вам их данные
Если оператор или чат-бот просит предоставить личные данные — объясните клиенту простыми словами, для чего это нужно. Это повысит доверие и устранит любые недопонимания.
#3 Проверьте актуальность форм обработки персональных данных
Если ваши клиенты находятся на территории РФ, то вам необходимо получать их согласие при сборе данных. Убедитесь, что ваша форма обработки персональных данных составлена правильно. Часто в таких формах совершаются ошибки, например, компания указывает, что данные будут передаваться третьим лицам, но не уточняет, каким именно. Например, медицинский центр может отправлять анализы в лабораторию-партнёра. В таком случае нужно обязательно указать лабораторию, чтобы пользователь точно знал, с кем поделятся его личной информацией и зачем. Заодно и бизнес станет лучше контролировать передачу данных.
#4 Своевременно удаляйте данные клиентов
Если клиент отозвал согласие на обработку данных, то не откладывайте их удаление, подвергая себя и его данные риску.
#5 Создавайте копии переписок
Потеря данных может произойти не только в результате действий злоумышленников, но и из-за сбоя в работе системы или форс-мажоров. Используйте резервное копирование данных и синхронизируйте чаты с CRM-системой. Имея копию, вы сможете легко восстановиться в случае технических проблем.
#6 Проведите тренинг с командой
Каждый сотрудник компании должен понимать важность защиты личных данных и не совершать типичных ошибок, например, не создавать ненадёжные пароли и не оставлять рабочий компьютер открытым без присмотра. Также будет полезно проводить регулярные тренинги о распознавании мошенничества.
Роль клиентов в обеспечении безопасности данных в чате
Большая доля ответственности по обеспечению безопасности данных лежит на компаниях. Клиенты, тем не менее, тоже должны быть бдительными и не оставлять свою личную информацию на подозрительных сайтах. Также стоит уточнять, зачем оператор или бот требуют какие-то либо данные. Утечка данных — неприятное событие, поэтому стоит полагаться на надёжные бренды и контролировать процесс самому.
Безопасность данных в текстовых каналах с Webim
Webim поддерживает форму обратной связи, которая собирает данные пользователя прямо в онлайн чате в согласии с законодательством и обеспечивая техническую безопасность при помощи шифрования, выстраивания API, и других инструментов.
При этом важно понимать, что 100% гарантию защиты данных не способен обеспечить ни один способ коммуникации. Электронная почта, телефонные разговоры, переписка в чатах на сайте и мессенджерах — везде существует небольшой риск потери или утечки данных. Однако мы можем минимизировать эти риски, выполняя регулярные действия, такие как своевременные обновления приложений, соблюдение осторожности при использовании публичного wi-fi, шифрование данных, и прочее.
Команда Webim много лет работает над обеспечением и поддержанием безопасности данных клиентов в чате. Мы помогаем компаниям из разных сфер обеспечивать качественный и надёжный сервис. Обратитесь к нам сегодня, и мы подберём лучшее решение для вашего бизнеса.
